Mindjet MindManager Fallstudie
Bayerisches Rotes Kreuz
Bayerisches Rotes Kreuz setzt Mindmapping-Methode in Aus- und Weiterbildung ein. Ergebnis: mehr Transparenz und 40% Zeitersparnis durch Mindjet MindManager.
„Was würden wir ohne MindManager tun?“
Eine Frage, bei der Werner Hoffmann, Ressortleiter Bildung beim Bayerischen Roten Kreuz (BRK), nicht lange überlegen muss:
„Wir wären darauf angewiesen, dass er erfunden wird“,
schmunzelt der 53-Jährige. 40 Prozent Zeitersparnis im Daily Business und nur drei Klicks bis zu jedem gewünschten Dokument: die Mindmapping-Software garantiert ihm eine bislang nicht erreichte Geschwindigkeit bei der Dokumentsuche, fördert die Kreativität aller Beschäftigten und sorgt für ein optimal organisiertes Bildungsangebot im BRK.
Der bayerische DRK-Landesverband des Deutschen Roten Kreuzes beschäftigt rund 18.000 berufliche Mitarbeiter/-innen und zusätzlich über 130.000 Ehrenamtliche. Um die Satzungsvorgaben des DRK zu erfüllen, d.h. die Interessen derjenigen wahrzunehmen, die der Hilfe und Unterstützung bedürfen oder um soziale Benachteiligungen und menschenunwürdige Situationen zu beseitigen, legt das BRK großen Wert auf die Aus- und Weiterbildung innerhalb seiner Organisation. Die Qualifizierung der Rettungs-, Sanitäts-, Pflege- und Betreuungskräfte in allen Bereichen der Pflege, Gesundheit und der gesamten sozialen Arbeit hat deshalb höchste Priorität.
Koordiniert werden viele Maßnahmen für die Bezirke des Landesverbandes von der Bildungsstätte in Augsburg aus. Hier wird geplant, wie viele Ehrenamtliche im nächsten Jahr in der Breitenausbildung geschult werden müssen, die Qualifikation der 3.200 BRKAusbilder wird gemeinsam vorbereitet, die Berufsfachschulen werden begleitet und vieles mehr.
MindManager mit bester Anbindung an die Microsoft Office-Welt
Die Beschäftigten der Bildungsstätte nutzen die Mindmapping-Methode schon lange – früher sogar auf Papier.
„Als diese Methode softwareseitig abgebildet wurde, haben wir zunächst mehrere Produkte getestet und uns dann für MindManager entschieden – vor allem wegen der Integration der gängigen Microsoft Office-Anwendungen, intuitiven Bedienung und leichten Einbindung von Grafiken und Bildern“,
erklärt Werner Hoffmann.
Seine erste MindManager-Map war die Zusammenfassung der Ausbildungsprogramme in Erster Hilfe, erinnert sich Hoffmann. Heute gibt es für jedes Bildungsprojekt eine eigene Map. Die Mitarbeiter der Bildungsstätte nutzen die Software für die Koordination der gemeinschaftsübergreifenden Landeslehrgruppen, die Abstimmung unter den Bezirksverbänden, die Außenvertretung in operativen Bildungsbelangen sowie die Abstimmung von Qualitätsstandards. Hoffmann arbeitet außerdem zunehmend mit der iPad-Version – etwa wenn er unterwegs etwas nachsehen möchte oder zuhause Ideen hat, die er festhalten will.
Ein Klick und aus der Map öffnet sich die E-Mail
Ein konkretes Anwendungsszenario ist beispielsweise ein BRK-Bildungsangebot für Arztpraxen, das komplett in MindManager geplant und verwaltet wird. Sitzt Werner Hoffmann mit den Verantwortlichen bei der Planung kommender Aktivitäten zusammen, fügt jeder seine Gedanken und Gesprächsergebnisse im Brainstorming-Modus in der eigenen Map hinzu; anschließend werden die Ergebnisse in einem einzigen MindManager-Dokument zusammengeführt. Max May, Personalentwickler im BRK-Kreisverband Augsburg-Stadt und als externer Trainer und Projektleiter eng in die Arbeit der Bildungsstätte eingewoben:
„Wir können in MindManager an jedem Zweig jeden beliebigen Dateityp anhängen, die komplette Office-Welt und Webseiten ebenso wie Dokumente aus unserer Projektsoftware MS Project und der Visualisierungssoftware MS Visio oder aus eigenen Programmen. Auch die Verknüpfung zu Outlook ist ein großer Vorteil: Ein Klick und sofort öffnet sich die neue E-Mail gleich mit der richtigen Betreffzeile, weil Outlook die entsprechende Zweigbeschriftung in der MindManager-Map übernimmt.“
150 Dateien im Bereich Qualitätsmanagement
Seinen ganzen Nutzen entfaltete MindManager beim Aufbau eines Qualitätsmanagement. Mehrere QM-Systeme sind im BRK heute realisiert, im Ehrenamtsbereich ebenso wie in der Breitenausbildung. Die benötigen Dokumente des QM-Handbuches sind in 150 Dateien hinterlegt, die in gezippter Form den internen QM-Beauftragten weitergegeben werden können. Die im BRK entwickelten QM-Richtlinien kommen inzwischen auch außerhalb Bayerns zum Einsatz, etwa beim Berliner City Marathon, wo der Kollege mit der – dann ausgedruckten – Map in der Hand an Ort und Stelle sofort überprüfen kann, ob alle Rotkreuz-Dienstleistungen QM-Systemkonform ausgeführt worden sind. Werner Hoffmann:
„Für die externen Auditoren schaffen wir mit MindManager größtmögliche Übersicht, denn sie können die zu überprüfenden Punkte ganz einfach anhand der Map abhaken.“
HTML-Dokumente werden in Sekundenschnelle erzeugt
Rund 40 Prozent Zeitersparnis haben die Bildungsmitarbeiter durch die Arbeit mit MindManager, schätzt Werner Hoffmann. Denn aus der großen Vielfalt verschiedenster Dokumente, die zu einer Bildungsmaßnahme gehören, lässt sich jede Datei aus der MindManager-Map heraus in maximal drei Mausklicks aufrufen, egal in welcher verzweigten Ordnerstruktur sie gespeichert ist. Bestes Beispiel dafür ist eine Map, welche die Bildungsexperten für die Leitungs- und Führungskräfte aus dem Ehrenamt im BRK erstellt haben und die alle Vorschriften, Verordnungen, Erlasse und Rundschreiben zu allen relevanten Bereichen enthält. Mit 2.800 Dokumenten verbirgt sich eine gigantische Stoffsammlung hinter der Map – ohne die Visualisierung durch MindManager wäre hier ein schneller Überblick kaum möglich. Ein weiterer Vorteil ist der HTML-Export: Die Besprechungsprotokolle werden nach HTML exportiert und können dort weiterbearbeitet oder in Webseiten eingebaut werden.
„In dreißig Sekunden habe ich aus MindManager heraus automatisch ein HTML-Dokument erzeugt – das hat uns früher zwei Stunden Zeit gekostet“,
erklärt Werner Hoffmann begeistert.
Virale Verbreitung des Mapping-Konzepts im gesamten BRK
MindManager sei für die sich ständig ändernden und sich erweiternden Aufgaben im BRK deshalb so geeignet, findet Max May, weil der Hersteller Mindjet auf kontinuierliche Weiterentwicklung und Anpassung des Produktes setzt. So waren die Augsburger auch einer der ersten Anwender, die sofort auf die damals neue Version MindManager 8 und MindManager Web umgestiegen sind. Insbesondere der Mindjet Player hatte es ihnen angetan.
„Damit konnten wir aus unseren MindManager-Maps dynamische Adobe PDF oder Flash .SWF-Dateien exportieren, die man auf jedem PC ansehen und aufklicken oder auch im Internet veröffentlichen konnte“,
erklärt Max May. Zur Ansicht eines MindManager-Dokuments werden damit nur mehr der Acrobat Reader oder ein Browser benötigt – für die BRKler ein weiterer wichtiger Schritt hin zur noch schnelleren und flächendeckenden Verbreitung der Mindmapping-Methode und ihrer Vorteile in der Organisation.
